Bienvenido al portal de proveedores Coupa CSP de Kao, puede encontrar la información en inglés y español. Por favor, elija el idioma que prefiera haciendo clic en el botón correspondiente.
Leer en EspañolWelcome to the Coupa Supplier Portal (CSP) of Kao, the information is available in English and Spanish. Please choose your preferred language by clicking the corresponding button.
Read in EnglishOs damos la bienvenida al Portal de Proveedores (CSP)
La gestión de nuestra cadena de suministro es fundamental para lograr la excelencia de nuestros productos, la satisfacción de nuestros clientes y para crear valor para nuestros grupos de interés.
Hemos diseñado un canal de digital de relación con nuestras empresas proveedoras, mediante la plataforma Coupa y su portal CSP, a través del cual podremos compartir la información y documentación necesaria para nuestras relaciones comerciales y que permitirá una gestión eficiente de los pedidos de compra y de sus facturas.
Coupa Supplier Portal (CSP)
Preguntas Frecuentes
¿Qué es Coupa?
Coupa es solución integral en la nube que abarca desde la gestión de la compra hasta el pago y que cuenta con una interfaz fácil de usar que facilita la conexión de los proveedores con Kao Chemicals Europe SLU (KCE) y su afiliada Kao Corporation SAU (KCSA).
¿Qué navegadores soportan Coupa?
Todos los navegadores soportan Coupa al ser una solución integral en la nube.
¿Qué ofrece Coupa a nuestros proveedores?
Un nuevo canal digital de comunicación con Kao para mejorar la gestión. Según el perfil de proveedor, podrán participar en eventos de negociación (sourcing) y consultar pedidos (órdenes) de compra y facturas a través del Coupa Supplier Portal (CSP).
¿Cómo impactará Coupa la relación con nuestros proveedores?
Kao Chemicals Europe SLU (KCE) y su afiliada Kao Corporation SAU (KCSA) pone a disposición de sus proveedores un portal que permitirá:
- Mantener actualizada la información de su empresa en el Coupa Supplier Portal.
- Participar en eventos de negociación para presentar sus ofertas solo en Coupa.
- Consultar los pedidos (órdenes) de compra en el Coupa Supplier Portal (CSP)
- Gestionar sus facturas electrónicamente a través del Coupa Supplier Portal (CSP), incluyendo la información respecto al pago de las mismas.
¿Qué es el Coupa Supplier Portal (CSP)?
El Coupa Supplier Portal (CSP) es el nuevo portal de proveedores de Kao Chemicals Europe SLU (KCE) y su afiliada Kao Corporation SAU (KCSA). Es gratuito y sencillo, y permitirá a nuestros proveedores: Mantener actualizada la información de su empresa.
- Consultar sus pedidos (órdenes de compra).
- Mantener una comunicación directa con los solicitantes de sus pedidos.
- Crear y consultar el estado de sus facturas.
- Administrar la información de su empresa.
¿Cómo me registro al Coupa Supplier Portal (CSP)?
Kao Chemicals Europe SLU (KCE) y su afiliada Kao Corporation SAU (KCSA) le enviarán un correo electrónico de Coupa donde se le solicitará que se registre en el CSP y complete el cuestionario. Si no ha recibido una invitación, comuníquese con nosotros a través de nuestro correo de soporte a proveedores: Supplier_HelpDesk@kao.es
¿Qué es la autenticación multifactor y cómo se configura?
La autenticación multifactor es una medida de seguridad adicional para acceder el Coupa Supplier Portal (CSP) que requiere un código o token (One Time Password) además de la contraseña. El proveedor puede configurarla mediante aplicaciones como Google Authenticator o Microsoft Authenticator.
Nota: el proveedor debe guardar los códigos de respaldo en el eventual caso que pierda el acceso en el dispositivo móvil. Los códigos de respaldo los ofrece el Coupa Supplier Portal (CSP) una vez haya configurado su autenticación multifactor.
¿Cómo invito a otros usuarios de mi organización al portal?
El proveedor puede invitar a otros usuarios desde el menú de configuración del Coupa Supplier Portal (CSP), proporcionando sus datos de contacto y asignando los permisos correspondientes.
¿Cómo puedo ver los pedidos (órdenes de compra) en el CSP?
Los proveedores de Kao Chemicals Europe SLU (KCE) y su afiliada Kao Corporation SAU (KCSA) pueden ver el resumen de las órdenes recibidas desde:
1) CSP: desde el menú principal en la opción “Órdenes” (pedidos). Recuerde que, si trabaja con Coupa para varios clientes, debe seleccionar de Kao Chemicals Europe SLU (KCE) y su afiliada Kao Corporation SAU (KCSA) en la opción “Seleccionar cliente”.
2) Email / Correo electrónico: configurando las notificaciones desde el Coupa Supplier Portal (CSP), el proveedor podrá consultar sus pedidos (órdenes) de compra directamente desde la notificación.
Nota: recuerde que cada vez que realice un clic a un enlace de correo electrónico para consultar un pedido Coupa Supplier Portal (CSP) le enviará un correo electrónico con una OTP (password o contraseña de un único uso o One-Time Password). La OTP será enviada al correo electrónico registrado en el CSP para que pueda acceder al pedido (orden de compra). La duración o vigencia de una OTP es de quince (15) minutos.
¿Cómo gestiono los pedidos (órdenes de compra) en el CSP?
Desde la pestaña “Órdenes” (pedidos), puedes ver un resumen de los pedidos recibidos, su estado, los bienes/servicios pedidos y el total de la orden.
¿Puedo cambiar el precio de los pedidos (órdenes de compra)?
El proveedor no podrá cambiar o modificar los precios de un pedido (orden) de compra en el Coupa Supplier Portal. Para realizar un cambio, debe solicitarlo a través de la opción de “Comentarios” del pedido (orden) de compra específico para contactar directamente al solicitante de Kao Chemicals Europe SLU (KCE) y su afiliada Kao Corporation SAU (KCSA).
¿Cómo creo informes de mis pedidos / órdenes? / How do I create reports of my orders?
Desde la pestaña “Órdenes” en el Coupa Supplier Portal (CSP), los proveedores pueden acceder a vistas preconfiguradas y la opción de crear vistas personalizadas para filtrar transacciones y exportar datos a archivos CSV o Excel.
From the "Orders" tab in the Coupa Supplier Portal (CSP), suppliers can access pre-configured views and the option to create custom views to filter transactions and export data to CSV or Excel files.
¿Cómo adjunto el albarán de un pedido entregado? / How do I attach a delivery note for a delivered order?
Desde el portal de CSP el proveedor debe ir al módulo “Órdenes” y desde la orden que va a enviar seleccionar el ícono de “Convertir en ASN”.
From the CSP portal the supplier must go to the "Orders" module and from the order to be shipped select the "Convert to ASN" icon.
¿Cómo registro y gestiono facturas en el CSP?
Puedes registrar facturas con Orden de Compra (OC) / Contrato desde la orden de compra o crear una factura en blanco para facturas sin Orden de Compra. Debes completar los datos requeridos y adjuntar los soportes necesarios.
¿Qué debo hacer si hay inconsistencias en las facturas?
Si una factura es puesta en estado “En conflicto”, Coupa Supplier Portal (CSP) enviará una notificación y podrá ver el motivo del conflicto. Puede corregir la factura desde el portal parcialmente o cancelarla y enviar una nueva.
¿Cómo creo informes de mis facturas?
Desde la pestaña “Facturas” en el Coupa Supplier Portal (CSP), los proveedores pueden acceder a vistas preconfiguradas y la opción de crear vistas personalizadas para filtrar transacciones y exportar datos a archivos CSV o Excel.
Welcome to the Coupa Supplier Portal (CSP)
The management of our supply chain is fundamental to achieve the excellence of our products, the satisfaction of our customers and to create value for our stakeholders.
We have designed a digital channel of relationship with our supplier companies, using Coupa platform and the Coupa Supplier Portal (CSP), through which we will be able to share the information and documentation necessary for managing our relationship and which will allow an efficient management of purchase orders and their invoices.
Coupa Supplier Portal (CSP)
Frequent questions
What is Coupa?
Coupa is a comprehensive cloud-based solution for procurement to payment management with a user-friendly interface that makes it easy for suppliers to connect with Kao Chemicals Europe SLU (KCE) and its affiliate Kao Corporation SAU (KCSA).
Which browsers support Coupa?
Any browser supports Coupa as it is a cloud solution.
What does Coupa offer to our suppliers?
A new digital communication channel with Kao to improve our relationship. Depending on the supplier profile, they will be able to participate in sourcing events, check purchase orders and manage invoices through the Coupa Supplier Portal (CSP).
How will Coupa impact the relationship with our suppliers?
Kao Chemicals Europe SLU (KCE) and its affiliate Kao Corporation SAU (KCSA) provides its suppliers with a portal that will allow:
- Keep your company's information updated in the Coupa Supplier Portal.
- Participate in negotiation events to present your offers only in Coupa.
- Check purchase orders on the Coupa Supplier Portal (CSP).
- Manage your invoices electronically through the Coupa Supplier Portal (CSP), including invoice payment information.
What is the Coupa Supplier Portal (CSP)?
The Coupa Supplier Portal (CSP) is the new supplier portal of Kao Chemicals Europe SLU (KCE) and its affiliate Kao Corporation SAU (KCSA). It is free and easy to use, and will allow our suppliers:
- Keep their company information up to date.
- Check your orders (purchase orders).
- Maintain direct communication with your order requesters.
- Create and check the status of your invoices.
- Manage your company information.
How do I register to the Coupa Supplier Portal (CSP)?
Kao Chemicals Europe SLU (KCE) and its affiliate Kao Corporation SAU (KCSA) will send you an email from Coupa asking you to register on the CSP and complete the questionnaire. If you have not received an invitation, please contact us via our vendor support email: Supplier_HelpDesk@kao.es.
What is multi-factor authentication and how is it configured?
Multi-factor authentication is an additional security measure to access the Coupa Supplier Portal (CSP) that requires a code or token (One Time Password) in addition to the password. It can be configured by the supplier using applications such as Google Authenticator or Microsoft Authenticator.
Note: The supplier must save the backup codes in the event that access is lost on the mobile device. Backup codes are provided by the Coupa Supplier Portal (CSP) once you have configured your multi-factor authentication.
How do I invite other users from my organization to the portal?
The supplier can invite other users from the Coupa Supplier Portal (CSP) configuration menu by providing their contact details and assigning the appropriate permissions.
How can I view orders (purchase orders) in the CSP?
Suppliers of Kao Chemicals Europe SLU (KCE) and its affiliate Kao Corporation SAU (KCSA) can view the summary of orders received from:
1) CSP: from the main menu under the "Orders" option. Remember that, if you are connected to more than one Coupa customer, you must select from Kao Chemicals Europe SLU (KCE) and its affiliate Kao Corporation SAU (KCSA) in the "Select customer" option.
2) Email / E-mail: by setting up notifications from the Coupa Supplier Portal (CSP), the supplier will be able to consult his purchase orders directly from the notification.
Note: remember that every time you click on an email link to consult a purchase order, Coupa Supplier Portal (CSP) will send you an email with an OTP (One-Time Password). The OTP will be sent to the email address registered with the CSP so that you can access the purchase order. The duration or validity of an OTP is fifteen (15) minutes.
How do I manage orders (purchase orders) in the CSP?
From the Orders tab, you can see a summary of the orders received, their status, the goods/services ordered and the total of the order.
Can I change the price of the orders (purchase orders)?
The supplier will not be able to change or modify the prices of a purchase order in the Coupa Supplier Portal. To make a change, you must request it through the "Comments" option of the specific purchase order to contact the requester directly from Kao Chemicals Europe SLU (KCE) and its affiliate Kao Corporation SAU (KCSA).
How do I create reports of my orders?
From the "Orders" tab in the Coupa Supplier Portal (CSP), suppliers can access pre-configured views and the option to create custom views to filter transactions and export data to CSV or Excel files.
How do I attach a delivery note for a delivered order?
From the CSP portal the supplier must go to the "Orders" module and from the order to be shipped select the "Convert to ASN" icon.
How do I register and manage invoices in the CSP?
You can register invoices with Purchase Order (PO) / Contract from the purchase order or create a blank invoice for invoices without PO. You must complete the required data and attach the necessary supports.
What should I do if there are inconsistencies in the invoices?
If an invoice is placed in "In Conflict" status, Coupa Supplier Portal (CSP) will send a notification and you will be able to see the reason for the conflict. You can partially correct the invoice from the portal or cancel it and send a new one.
How do I create reports of my invoices?
From the "Invoices" tab in the Coupa Supplier Portal (CSP), suppliers can access pre-configured views and the option to create custom views to filter transactions and export data to CSV or Excel files.